Artículo 4: PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

⚖️ Texto Legal Oficial

4. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO 4.1 UBICACIÓN, ARCHIVO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS Los registros de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales se llevarán para cada sede de la empresa, en donde labora el trabajador. Una sede se define como el lugar físico donde se realiza un negocio o donde se llevan a cabo operaciones industriales o de servicios. Es funcional que los registros del personal que labora en cada sede se ubiquen y mantengan en ésta, para facilidad de consulta, para cumplir con la legislación y colaborar con las entidades del gobierno cuando así lo requieran. 4.1.1 Ubicación de los registros La ubicación de los registros depende de si los trabajadores laboran en sedes permanentes o no. Generalmente, cualquier operación en un sitio dado para más de un año se considera sede permanente. 4.1.1.1 Trabajadores que laboran en sedes permanentes. Los registros para estos trabajadores se ubicarán como sigue: - Los registros para los trabajadores que laboran en fábricas, almacenes, restaurantes, bodegas y, en general, sedes permanentes, se mantendrán en el sitio de trabajo. - Los registros para los trabajadores que reportan a una sede permanente pero trabajan en otras partes, se mantendrán en el sitio en el cual los trabajadores reportan cada día. - Los registros para los trabajadores cuya nómina o información personal se mantienen en sedes permanentes, pero que no reportan o trabajan en una sola sede, se mantendrán en la base donde se les efectúa el pago, o en la base donde se encuentra el personal de Recursos Humanos. 4.1.1.2 Trabajadores que laboran en sedes provisionales. Algunos trabajadores están sujetos a la supervisión común, pero no reportan o trabajan en una sede permanente. Los registros para estos trabajadores se localizarán en una oficina de campo, o en una base móvil de operaciones. 4.1.2 Archivo de los registros Los registros se archivarán permanentemente en cada sede. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3701 4.1.3 Actualización de los registros Si en períodos posteriores se presentan secuelas o incapacidades adicionales por accidentes del trabajo o enfermedades ocupacionales ya registrados, se tomarán únicamente los días perdidos en el período actual, sin registrar un nuevo caso. 4.2 METODOLOGÍA GENERAL PARA REGISTRO DE CASOS La metodología para el registro de un caso particular es la siguiente: 4.2.1 Establecer si hay responsabilidad de registro El empleador es el responsable del registro de todos los casos que se presenten a sus trabajadores directos. Se establece que un trabajador es directo cuando existe contrato de trabajo con el empleador, en el cual concurran los siguientes elementos esenciales: - La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por él mismo. - La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos. - Un salario como retribución del servicio. Los empleadores no tienen la responsabilidad directa de mantener registros de los trabajadores de otras firmas ni de contratistas independientes, aún cuando estas personas estén trabajando temporalmente en su establecimiento o en uno de sus lugares de trabajo, en el momento de ocurrir el accidente o la enfermedad. Para efectos de la guía, el registro de estos casos corresponde a la firma que los agrupa. Sin embargo, las empresas deben velar porque sus contratistas lleven sus propios registros. En el caso de trabajadores temporales, si éstos se encuentran bajo la supervisión directa de la firma contratante, la firma de servicios de ayuda temporal actúa, simplemente, como un departamento de personal y la firma contratante llevará los registros para el personal suministrado por el servicio. Si los trabajadores temporales permanecen sujetos a la supervisión inicial de la agencia de servicios, los registros serán llevados por la agencia. 4.2.2 Establecer la relación del caso con el trabajo La relación con el trabajo se establece cuando el caso resulta de un acontecimiento o exposición en el ambiente de trabajo o donde está presente el trabajador como una condición del mismo. Debe existir una relación con el trabajo para que el caso se califique como tal, cuando un trabajador no está en el establecimiento del empleador. Cuando está allí, se presume que esta relación existe. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3701 Se consideran relacionadas con el trabajo las lesiones ocurridas en las siguientes situaciones: - El trabajador se lesiona durante la ejecución de órdenes del empleador o en la prestación de un servicio bajo la autoridad de éste, aun fuera de la sede o fuera de las horas de trabajo habituales. - El trabajador se lesiona en el local de trabajo durante el curso de una interrupción del trabajo (descansos para tomar el almuerzo o el café, etc.). - El trabajador se lesiona por acción de tercera persona, durante la ejecución del trabajo. - El trabajador se lesiona mientras va o viene de un turno de trabajo, siempre que el transporte se haya efectuado por cuenta del empleador, en un vehículo de la empresa o contratado expresamente por ésta. - El trabajador se lesiona en eventos deportivos en representación de la empresa. - El trabajador se lesiona debido a una picadura de insecto o ataque de un animal en el área de trabajo, en el curso del mismo o con ocasión de éste. No se consideran casos relacionados con el trabajo cuando: - Se producen por culpa grave de la víctima, considerándose como tales, entre otros, la desobediencia deliberada de órdenes expresas, el incumplimiento manifiesto e intencional de las normas y procedimientos internos de la empresa y la embriaguez o cualquier otra forma de toxicomanía o de narcosis no prescrita médicamente. - Cualquier otro caso que no contravenga las normas legales. 4.2.3 Decidir si el caso es accidente del trabajo o enfermedad profesional La naturaleza del acontecimiento o de la exposición que provoca el cas